Events & Fotoaufträge

Unter Events & Fotoaufträge sehen Sie alle Aufträge, die neuesten oben. Die Suche findet einen Auftrag über seinen Namen oder den Namen des Auftraggebers.

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1. 1Fotoauftrag erstellen: startet einen neuen Auftrag.
2. 2Suche: nach Auftrag oder Auftraggeber.
3. 3Status: Entwurf, Aktiv oder Abgeschlossen. Der Zusatz „Gruppenfotos nur Print“ zeigt, dass Gruppenfotos nicht als Datei verkauft werden.
4. 4Statistik: fertige Fotos und Bestellungen dieses Auftrags.

Nach Fotoauftrag erstellen wählen Sie zuerst die Art des Auftrags. Jede Karte zeigt, welcher WorkflowWorkflowDie Arbeitsweise eines Auftrags. Volume steht für viele Personen mit eigener Galerie, Galerie für eine gemeinsame Kundengalerie. dahintersteht.

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Im zweiten Schritt geben Sie dem Auftrag einen Namen und wählen den Auftraggeber. Mehr braucht es nicht.

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1. 1Name des Fotoauftrags: so sehen Sie und die Eltern den Auftrag, zum Beispiel „Herbstfotos 2026“.
2. 2Auftraggeber: Kita, Schule oder Familie. Suche nach Name oder Ort.
3. 3Fotoauftrag erstellen: legt den Auftrag als Entwurf an und öffnet ihn.

1. 1Auftragsart wählen.
2. 2Namen eingeben.
3. 3Auftraggeber wählen. Fehlt er noch, legen Sie ihn mit Neu erstellen direkt hier an. Siehe Schulen & Auftraggeber.
4. Auf Fotoauftrag erstellen klicken. Der Auftrag öffnet sich.

Oben auf jeder Auftragsseite steht die Kopfzeile. Sie zeigt den Zustand des Auftrags und bleibt in allen Bereichen gleich. Den Namen ändern Sie mit dem Stift neben dem Titel.

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1. 1Statusabzeichen: links vom Namen, damit Sie den Zustand sofort sehen.
2. 2Status: Entwurf, Aktiv oder Abgeschlossen. Mehr dazu unter Status und Verkaufsstart.
3. 3Laufzeit: Fototag und Schlussdatum der Galerie. Ein Klick öffnet die Einstellungen.
4. 4Wasserzeichen: zeigt das gewählte Wasserzeichen. Ein Klick öffnet die Auswahl aus Ihrer Bibliothek.
5. 5Automation: erscheint, wenn Erinnerungs-E-Mails aktiv sind.
6. 6Produkte & Pakete: führt zum Bereich Produkte & Preise. Ein gelber Punkt warnt, wenn noch nichts zugeordnet ist.
7. 7Event löschen: entfernt den Auftrag nach einer Sicherheitsabfrage.

Unter der Kopfzeile ist der Auftrag in Bereiche geteilt. Jeder Bereich hat seine eigene Adresse. Ein Link führt also direkt dorthin, auch nach dem Neuladen.

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Kundengalerien haben weniger Bereiche: Galerie, Produkte & Preise, Aufnahmegebühr und gegebenenfalls Fotolabor. Gruppen, Anmeldung und Versand entfallen dort. Auf schmalen Bildschirmen sammelt Mehr die übrigen Bereiche.

Oben im Bereich Fotos & Gruppen steht der Ablauf. Er zeigt, was erledigt ist und was als Nächstes kommt. Jeder Schritt ist anklickbar. Der nächste Schritt steht als großer Knopf darunter.

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1. 1Liste importieren Kinderliste als Excel, CSV oder sogar Foto hochladen. Oder von Hand eintragen.
2. 2QR-Fotokarten Karten für den Fototag drucken. Siehe QR-Karten.
3. 3Fotografieren Zuerst die Karte, dann das Kind. Anleitung ansehen zeigt die Regeln für den Fototag.
4. 4Event-Fotos hochladen Alle Fotos hochladen, je Kamera getrennt. Siehe Fotos hochladen.
5. 5Fotos zuordnen Pixalo ordnet per QR-Code zu. Unklare Fotos prüfen Sie in der Zuordnung. Siehe Zuordnung.
6. Verkauf starten Shop für die Eltern öffnen. Danach führt Pixalo Sie direkt zu Galerie versenden.

Ein Klick auf Laufzeit in der Kopfzeile öffnet das Fenster für Fototag, Galerie-Laufzeit und Erinnerungs-E-Mails. Dasselbe Fenster erscheint beim Verkaufsstart.

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1. 1Fototag: das Datum der Aufnahmen. Es darf nicht nach dem Schlussdatum liegen.
2. 2Galerie-Laufzeit: unbegrenzt oder mit Schlussdatum.
3. 3Erinnerungs-E-Mails: vier Erinnerungen, jede einzeln schaltbar, mit Status darunter.
4. 4Speichern: übernimmt alles. Beim Verkaufsstart heißt der Knopf Verkauf starten.

Unbegrenzt

Die Galerie bleibt offen, bis Sie den Auftrag selbst auf Abgeschlossen setzen. Erinnerungen vor dem Schluss gibt es dann nicht.

Mit Schlussdatum

Die Galerie schließt am gewählten Tag um 23:59 Uhr von selbst. Das Datum lässt sich jederzeit ändern.

Erinnerungen gehen nur an Empfänger ohne Bestellung, immer mit Abmeldelink. Unter jeder Zeile steht, ob und wann sie gesendet wird.

Erinnerung	Wann sie kommt
Nach Code-Versand	1 bis 60 Tage nachdem der Zugangscode per E-Mail ging. Standard 7 Tage.
Vor Galerieschluss	2 bis 60 Tage vor dem Schlussdatum. Braucht ein Schlussdatum.
Letzter Tag	Am letzten Tag der Galerie. Braucht ein Schlussdatum.
Gutschein läuft ab	1 bis 60 Tage bevor der Rabattcode auf den Karten abläuft. Braucht einen Code mit Ablaufdatum.

Der Status steuert, was Eltern sehen. Sie ändern ihn in der Kopfzeile oder über den letzten Schritt im Ablauf.

1. 1Produkte oder Pakete im Bereich Produkte & Preise zuordnen.
2. 2Status auf Aktiv setzen oder im Ablauf Verkauf starten wählen.
3. 3Im Fenster Fototag, Laufzeit und Erinnerungen prüfen, dann Verkauf starten.
4. Pixalo öffnet Galerie versenden. Jetzt die Eltern per E-Mail benachrichtigen.

Links im Bereich Fotos & Gruppen stehen die Gruppen. Wählen Sie eine Gruppe, erscheinen rechts ihre Gruppenfotos und die Kinderliste.

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1. 1Gruppenliste: alle Gruppen mit Anzahl der Fotos. Die gewählte ist grün markiert.
2. 2Neu: legt eine Gruppe an. Ein Name genügt, zum Beispiel „Bärengruppe“ oder „4a“.
3. 3Fotokarten: druckt die QR-Karten für den Fototag.
4. 4Gruppenfotos: Fotos, die alle Kinder der Gruppe sehen.
5. 5Elternkarten drucken: Zugangskarten für die Eltern dieser Gruppe.
6. 6Kinderliste: alle Kinder der Gruppe mit E-Mail, Zugangscode und Fotos.

• Umbenennen und löschen: die Symbole erscheinen, wenn Sie mit der Maus über die Gruppe fahren.
• Löschen entfernt die Gruppe mit allen Kindern und Fotos. Hat die Gruppe Bestellungen, fragt Pixalo ein zweites Mal.
• Fehlende Gruppen legt der Import auf Wunsch selbst an.
• Keine Kinderliste? Unter der Gruppenliste legen Sie mit Anlegen nummerierte Kinder ohne Namen an. Siehe Kinder ohne Namen.

Die Kinderliste zeigt jedes Kind der gewählten Gruppe. Ein Klick auf den Namen klappt die Zeile auf: Sie sehen die Fotos des Kindes und alle Aktionen.

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1. 1Kind hinzufügen: Vorname, Nachname und optional die E-Mail der Eltern.
2. 2Zugangscode: der persönliche Code. Daneben kopieren und neu erzeugen.
3. 3Fotos des Kindes: auswählen, löschen oder als Portrait festlegen.
4. 4Aktionen: Fotos hochladen, bearbeiten, löschen.

Über bearbeiten ändern Sie Namen und E-Mail. Dort wechseln Sie auch die Gruppe, tragen den Namen eines Elternteils ein und halten die Foto-Einwilligung fest, die per Papier oder Telefon kam.

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1. 1Eltern-E-Mail: Pixalo prüft die Adresse und schlägt bei Tippfehlern eine Korrektur vor.
2. 2Gruppe: verschiebt das Kind. Code und Karte bleiben gültig.
3. 3Name Elternteil: wird mit der Foto-Einwilligung gespeichert.
4. 4Foto-Einwilligung: für Zusagen auf Papier oder per Telefon. Jede Änderung wird mit Konto und Zeitpunkt protokolliert. Eine Entscheidung lässt sich ändern, aber nicht löschen.

Ersatzkarten für Nachzügler

Kommen am Fototag Kinder dazu, die nicht auf der Liste stehen? Mit Ersatzkarten erzeugen Sie vorab Karten ohne Namen, jede mit Code und QR-Code. Am Fototag schreiben Sie den Namen von Hand auf die Karte. Der Rest läuft wie bei allen anderen Kindern.

Statt jedes Kind einzeln einzutragen, laden Sie die Liste der Einrichtung hoch. Den Import starten Sie im Ablauf mit Liste importieren.

1. 1Datei hochladen Excel, CSV, Text, XML, Word, PDF oder ein Foto der Liste. Pixalo liest auch unsaubere Listen.
2. 2Spalten zuordnen Pixalo erkennt Vorname, Nachname, Gruppe und E-Mail selbst. Prüfen Sie die Zuordnung.
3. Vorschau & Bestätigen Sie sehen jede Zeile vor dem Import. Fehlerhafte Zeilen laden Sie als CSV herunter.

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• Fehlende Gruppen automatisch erstellen: neue Gruppen aus der Liste werden angelegt.
• Vorhandene Kinder überspringen: verhindert doppelte Einträge.
• Gruppennamen normalisieren: aus „1A“ wird „1-A“, damit gleiche Gruppen zusammenfinden.

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Manche Kitas geben keine Namensliste heraus. Dann legt Pixalo nummerierte Kinder an, zum Beispiel „Kind 07“. Jedes Kind bekommt Zugangscode und QR-Karte. Eltern sehen nie einen Namen.

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1. 1Unter der Gruppenliste bei Keine Kinderliste? auf Anlegen klicken. Dieselbe Möglichkeit bietet das Fenster Liste importieren.
2. 2Anzahl der Gruppen und Kinder pro Gruppe wählen. Gruppennamen lassen sich anpassen.
3. 3Anlegen klicken.
4. Fotokarten drucken und am Fototag verteilen. Die Fotos ordnet Pixalo per QR-Code zu.

Steht ein Kind in der falschen Gruppe, verschieben Sie es. Markieren Sie die Kinder links in der Liste. Über der Liste erscheint dann eine Leiste.

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1. 1Auswahl: ein Klick auf das Kästchen markiert ein Kind. Das Kästchen im Kopf markiert alle.
2. 2Verschieben nach: die Zielgruppe wählen.
3. 3Verschieben: nach einer kurzen Bestätigung sind die Kinder in der neuen Gruppe.
4. 4Löschen: entfernt die markierten Kinder mit ihren Fotos.

Viele Schulen wünschen sich ein Portrait pro Kind, zum Beispiel für den Schülerausweis, die Schulverwaltung oder das Jahrbuch. Pixalo erstellt daraus eine ZIP: ein Ordner pro Gruppe, jede Datei mit Nachname und Vorname, dazu eine Namensliste (CSV).

1. 1Öffnen Sie im Event den Bereich Fotos. Unter den Gruppen finden Sie Portraits exportieren.
2. 2Wählen Sie die Gruppen, die Einwilligung und die Bildgröße. Pixalo zeigt sofort, wie viele Portraits in die ZIP kommen.
3. 3Klicken Sie ZIP erstellen. Pixalo bereitet die Datei im Hintergrund vor. Sie können weiterarbeiten.
4. Laden Sie die ZIP herunter und geben Sie sie an die Schule weiter.

Jedes Kind hat einen eigenen ZugangscodeZugangscodeEin persönlicher Code aus acht Zeichen. Damit öffnen Eltern im Shop die Galerie ihres Kindes. Er steht auch als QR-Code auf der Karte.. Mit ihm sehen Eltern nur die Fotos ihres Kindes und die Gruppenfotos. Sie geben den Code im Shop ein oder scannen den QR-Code auf der Karte.

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Gruppenfotos sehen alle Kinder der Gruppe. Sie laden sie mit Gruppenfoto hochladen über der Kinderliste hoch.

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1. 1Nur als Print / Auch digital: legt fest, ob Gruppenfotos als Datei verkauft werden.
2. 2Gruppenfoto hochladen: öffnet den Upload für diese Gruppe.

Bereits gekaufte Fotos lassen sich nicht löschen. So bleibt jede Bestellung lieferbar.

Hier legen Sie fest, was Eltern in diesem Auftrag bestellen können. Die Produkte selbst und ihre Preise pflegen Sie zentral unter Produkte und Pakete.

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1. 1Statusleiste: zeigt, wie viele Produkte und Pakete Eltern sehen. Gelb heißt: noch nichts zugeordnet.
2. 2Produkte in diesem Event: Abzüge, Bilddateien, Fotogeschenke.
3. 3Pakete in diesem Event: fertige Zusammenstellungen zum Paketpreis.
4. 4Rabattcodes für dieses Event: der Code, der auf die Karten gedruckt wird.

• Hinzufügen: wählt Produkte oder Pakete aus Ihrem Katalog. Mehrere auf einmal sind möglich.
• Entfernen: nimmt ein Produkt aus diesem Auftrag. Das Produkt selbst bleibt erhalten.
• Bestelllimit: bei kostenlosen Produkten sehen Sie, ob ein Limit pro Zugangscode gilt.
• Rabattcode auf den Karten: wählen Sie einen aktiven Code. Er erscheint auf den gedruckten Karten. Ohne Auswahl drucken die Karten keinen Code. Siehe Rabattcodes.

Die Aufnahmegebühr ist ein fester Betrag, den Pixalo bei Bestellungen dieses Auftrags automatisch in den Warenkorb legt. Sie ist von Haus aus aus.

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1. 1Bezeichnung: leer lassen, dann übersetzt Pixalo „Aufnahmegebühr“ in die Sprache des Kunden.
2. 2Betrag: von 0,01 bis 1.000,00. Brutto, bei Netto-Preisen netto.
3. 3Berechnung: pro Bestellung oder einmal pro Kunde.

• Im Warenkorb und an der Kasse als eigene Zeile.
• Auf Rechnung und Gutschrift als eigene Position.
• In den E-Mails zur Bestellung und Rechnung.
• Bei einer Erstattung lässt sich die Gebühr einzeln zurückzahlen.

Gelöscht wird in der Liste über den Papierkorb oder in der Kopfzeile über Event löschen. Pixalo fragt immer nach.

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1. 1Löschen wählen. Die Sicherheitsabfrage erscheint.
2. 2DELETE eintippen und bestätigen.
3. Hat der Auftrag Bestellungen, folgt eine zweite Abfrage mit der Zahl der Bestellungen, Rechnungen und Fotos. Endgültig löschen entfernt den Auftrag.

Fotografen in Ihrem Team arbeiten mit Aufträgen, sobald der Bereich Events freigeschaltet ist. Heikle Aktionen brauchen eine eigene Freigabe. Sie vergeben sie unter Team.